As 5 regras de ouro para um bom Forecast de Vendas

Vamos lá, eu sei que o assunto forecast de vendas deixa qualquer um da área comercial com o cabelo em pé!

Independente do seu nível hierárquico, quando o seu chefe pergunta: “e aí, quanto vai vender esse mês?”, uma enxurrada de pensamentos passa pela sua cabeça, não é?

“Se eu falo um número baixo, logo recebo a bronca. Se eu falo o número que ele quer ouvir, e depois não o faço, a coisa fica pior ainda.”

Você não pode deixar o chefe sem resposta. Precisa dizer um número e sabe que dificilmente esse número será esquecido.

Um bom forecast (previsão de vendas) é fundamental para o planejamento da empresa. O planejamento de produção, compras, estoque, dimensionamento de pessoas, fluxo de caixa e tantas outras áreas de uma empresa dependem da imprescindível pergunta: quanto de fato vamos vender? E é por isso que seu chefe insiste nessa pergunta!

Algumas pessoas confundem o forecast de vendas com a sua meta de vendas ou pipeline.

Para não ficar dúvidas, seguem algumas breves definições:

Meta de vendas é a definição da empresa sobre o quanto deve ser vendido. Pode ser com base no histórico de vendas, projeção de demanda, plano de investimento, dentre tantas outras formas.
Pipeline, ou funil de vendas, é o total de oportunidades de vendas mapeadas pela equipe comercial, distribuídas nas mais diferentes probabilidades de fechamento e fases da venda.
Forecast é o levantamento sobre o que de fato será concretizado em vendas.

Agora que já alinhamos o entendimento sobre o que é o forecast aplicado a vendas, listo a seguir 5 regras de ouro para aumentar a acuracidade de suas previsões:

1 – Transforme o forecast de vendas em um indicador

Qual é o seu percentual de acerto do forecast de vendas nos últimos meses? Quais são os profissionais que possuem melhor e pior nível de acerto em sua equipe? O que acontece quando a previsão é errada ou acertada?

Teve dificuldade em responder alguma destas perguntas? Então já temos um bom começo para melhorar suas previsões.

Para melhorar seu forecast de vendas, ele deve ser gerenciado. Para ser gerenciado, deve ser medido. Para isso:

Estabeleça uma rotina de forecast, definindo o prazo que sua equipe deverá enviar as previsões de vendas e o prazo que você irá apurar o percentual de acerto;
Acompanhe mensalmente o percentual de acerto. Se o prazo estiver longo, experimente fazer previsões semanais ou quinzenais para minimizar o erro;
Faça o mapeamento dos ofensores do indicador: quais são os vendedores, supervisores, gerentes que acertam menos em suas previsões?

2 – Entenda os seus padrões e os padrões da sua equipe

Utilizando o forecast como indicador, será possível criar um histórico de erros e acertos que lhe ajudará a entender o seu perfil e o da sua equipe.

Algumas pessoas são excessivamente otimistas. Elas subestimam os desafios e constantemente passam uma previsão de vendas que depois não será realizada.

Por outro lado, existem algumas pessoas que são muito cautelosas. Essas, por sua vez, passam números que facilmente são superados.

Quanto menor for o gap entre o previsto e o realizado, mais maturidade comercial o profissional estará demonstrando. Sendo assim, tanto os resultados que ficam abaixo do previsto quanto os resultados que superam a previsão de vendas devem ter os seus motivos analisados para que possam ser melhorados.

Fique atento a alguns fatores que afetarão a capacidade de fazer boas previsões:

Previsões do vendedor:

· Falta de habilidade e/ou coragem para dizer ao seu superior o que de fato acredita que irá vender;

· Falta de conhecimento sobre o ciclo de decisão do cliente;

· Falta de conhecimento ou alinhamento de SLA`s (acordo de nível de serviço) com suas áreas internas que impactarão no tempo de fechamento (pré-venda, P&L, jurídico, etc.);

· Falta de envolvimento de todos os decisores e fortes influenciadores no processo de venda.

Previsões do líder de equipe de vendas:

· Falta de habilidade e/ou coragem para dizer ao seu superior o que de fato acredita que sua equipe irá vender;

· Falta de alinhamento com sua equipe sobre quais oportunidades de vendas devem ser apresentadas no forecast;

· Falta de acompanhamento do líder sobre as oportunidades abertas de sua equipe;

· Falta de orientação e treinamento de sua equipe de vendas com base nas oportunidades abertas.

Em sua empresa, qual é o papel do líder de equipes de vendas? Ele acompanha as negociações e utiliza cada oportunidade de vendas para desenvolver a sua equipe? Ou está apenas colocando pressão, falando grosso e pedindo o resultado a qualquer custo?

3 – Conheça o ciclo de compra do seu cliente

Não conhecer COMO o seu cliente compra prejudicará sua capacidade de fazer boas previsões.

Alguns vendedores esquecem que para se concretizar o negócio, ele antes passará por algumas etapas dentro do cliente: um jurídico que irá analisar minuciosamente seu contrato; uma área de compras que precisará de pelo menos mais duas propostas de concorrentes e mais um tempo de negociação; os sócios ou diretores estabelecerem consenso sobre a contratação; dentre tantas outras etapas possíveis. Por isso:

Entenda o ciclo de compra de seu cliente. Pergunte para seu interlocutor no cliente: como será tomada a decisão? Quais pessoas serão envolvidas? Essas pessoas possuem um prazo máximo de resposta? Qual é? Como funciona?
Assegure-se de estar envolvendo TODAS essas pessoas em seu processo de venda.

4 – Defina objetivamente as classificações de status

Após entender qual o ciclo de compra do seu cliente, defina objetivamente quais negócios deverão ser considerados em seu forecast de vendas.

Várias vezes ouço a reclamação: “já defini o que são negócios quentes, mornos e frios e mesmo assim minha equipe fala que um negócio é quente e depois ele não se concretiza.”

Frio, morno ou quente… Mas afinal, como definir a temperatura do negócio? Esse conceito está realmente claro para sua equipe? Para isso:

Certifique-se que todos possuem as mesmas interpretações sobre status do negócio e quais devem entrar no forecast;
Faça muitas perguntas para sua equipe com base em negócios reais, pois é fundamental que todos tenham o mesmo entendimento. Caso contrário, o nível de acerto será muito prejudicado.

5 – Faça reuniões produtivas com foco no desenvolvimento de sua equipe

Quanto maior for o gap entre o previsto e o realizado, maior é a necessidade de treinamento!

Individual ou com toda a equipe? Presencial ou a distância? Quanto tempo de duração? No começo ou no final da semana? Enfim, são muitas as formas possíveis.

Não vou dizer que existe um modelo mágico para reuniões de forecast. Você deverá considerar a distância geográfica entre os membros de sua equipe, o tamanho de sua equipe, a complexidade da venda da sua empresa, a rotina de seus clientes e, por fim, a rotina de seus vendedores.

Certamente seu time sentirá se a reunião de forecast é um tempo produtivo ou não. Uma primeira dica é perguntar a eles se entendem esta ação como uma orientação para que atinjam melhores resultados.

Algumas boas práticas que funcionam em 100% das reuniões de forecast:

Defina um horário exato para o início e término da reunião e respeite esse horário. Caso não consiga concluir todos os assuntos dentro desse tempo, reflita se poderá otimizar o tempo da reunião ou se precisará efetivamente de mais tempo para a próxima. Pense no exemplo que você está passando para sua equipe.
Escolha um “guardião do tempo”. Escolha alguém da equipe para lhe auxiliar a gerir o tempo da reunião. Dê autoridade a essa pessoa para interromper sempre que as discussões não estiverem sendo produtivas. Reveze a cada reunião o “guardião do tempo”, de forma que todos sejam envolvidos.
Defina uma estrutura objetiva para avaliar cada oportunidade que está em “reta final” no seu funil de venda. Tenha um checklist para não esquecer de nada. Algumas questões interessantes que podem estar nessa estrutura:

Tenho acesso e envolvi todos os decisores e principais influenciadores no processo de venda? Quem são e qual influência exercem?
Conheço profundamente o processo de decisão dentro do cliente? Como funciona?
Defini objetivamente e alinhei com meu cliente quais serão todos os próximos passos até o fechamento da venda? Quais as datas, ações e pessoas envolvidas?

Após conduzir a reunião de forecast seguindo essas dicas, ficará mais fácil você identificar quais vendedores e quais oportunidades de vendas necessitarão de um maior acompanhamento seu.

Ter um Método de Vendas 100% customizado para a realidade da sua empresa, apresentando de forma objetiva COMO o vendedor deverá conduzir cada etapa do funil, ajudará a reduzir o tempo de formação da sua equipe e acelerar o atingimento das metas!

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